Ley de Registro de Jornada: Guía definitiva, pausas y novedades para 2026

Han pasado ya varios años desde que el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores, haciendo del fichaje una rutina diaria en las empresas españolas. Sin embargo, lo que empezó siendo una norma de implantación, ha evolucionado hacia un control mucho más estricto y tecnológico.

A las puertas de 2026, nos enfrentamos a un escenario doblemente complejo: el endurecimiento de las inspecciones sobre la inmediatez y fiabilidad de los datos, y la inminente aplicación de la reducción de jornada a 37,5 horas semanales.

Ya no basta con "tener un papel firmado". En esta guía actualizada desgranamos todo lo que tu empresa necesita saber sobre la normativa de registro de jornada laboral, cómo gestionar las pausas y el tiempo efectivo, y cómo evitar las sanciones que están paralizando a muchas Pymes.

¿Quién está obligado a realizar el registro horario?

Empecemos aclarando la base, porque sigue habiendo mitos. La ley de registro horario obligatorio aplica a la totalidad de las empresas, independientemente de:

• Su tamaño (desde 1 empleado hasta grandes corporaciones).

• Su sector de actividad.

• La modalidad de trabajo (presencial o teletrabajo).

Importante: La obligación se extiende también a los trabajadores a tiempo parcial, móviles y comerciales. La única excepción real son las relaciones laborales de carácter especial (como la alta dirección), pero ante la duda, la recomendación legal es siempre registrar.

Requisitos Técnicos de la Inspección: Invariabilidad y Trazabilidad

Aquí es donde la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha puesto el foco técnico. Más allá de la herramienta que uses, la norma establece tres requisitos de seguridad jurídica que tu sistema debe cumplir obligatoriamente:

1. Garantía de "Invariabilidad" del dato

El criterio técnico 101/2019 de la Inspección es claro: el sistema debe garantizar que los datos no pueden ser manipulados a posteriori sin dejar rastro. El inspector debe poder verificar la "huella digital" del registro. Si un sistema permite modificar una hora de entrada sin que quede registrado quién lo hizo y cuándo (como ocurre con los sistemas manuales o de ofimática básica), no cumple con el principio de fiabilidad.

¿Usas hojas de cálculo? Si tu método actual son las hojas de cálculo, estás en una zona de riesgo técnico. Hemos preparado un análisis jurídico específico sobre este tema en nuestro artículo: ¿Es legal el registro de jornada en Excel? Análisis 2026. Te recomendamos leerlo si es tu caso.

2. Conservación y Seguridad (4 años)

La empresa tiene la obligación legal de conservar los registros durante cuatro años. Estos datos deben estar custodiados de forma segura para garantizar su integridad y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección.

3. Accesibilidad Inmediata y Remota

La norma exige que el registro esté disponible "en el momento" en el centro de trabajo. ¿Qué significa esto en la práctica? La Administración busca cada vez más el acceso remoto o la descarga inmediata de informes en formatos estandarizados (CSV, PDF) legibles por máquina, penalizando aquellos sistemas que requieren un tratamiento manual previo para ser consultados.

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El nuevo reto: El Registro Horario y las 37,5 Horas

El gran cambio normativo que impacta en 2025/2026 es la reducción de la jornada laboral máxima. Con el paso progresivo hacia las 37,5 horas semanales, el registro de jornada se convierte en el único mecanismo de defensa para la empresa.

• Control de horas extras: Al reducirse la jornada ordinaria, cualquier minuto que exceda esas 37,5 horas pasa a ser hora extra.

• Precisión milimétrica: Si no registras con precisión, te será imposible demostrar que tus empleados no están superando el límite legal, exponiéndote a sanciones masivas por impago de horas extraordinarias.

Tiempo de Trabajo Efectivo vs. Tiempo de Presencia

Esta es la duda número 1 de los gestores de RRHH y donde más errores se cometen: ¿Qué hacemos con las pausas?

La ley exige registrar el "tiempo de trabajo efectivo". Esto significa que no basta con fichar la entrada y la salida. Tu sistema debe ser capaz de descontar los tiempos de descanso:

1. Pausa del café / cigarro: Si tu convenio no lo considera tiempo efectivo, el empleado debe fichar la pausa o "desfichar".
2. Pausa para comer: Es obligatorio registrar esta interrupción para no computarla como jornada.
3. Visitas médicas o personales: Deben quedar reflejadas para cuadrar el saldo de horas a fin de mes.

💡 Consejo de Experto: Un software de control horario moderno permite configurar botones personalizados ("Pausa café", "Comida") en la App. Esto automatiza el cálculo del tiempo efectivo y evita disputas laborales sobre las horas realmente trabajadas.

El Registro en el Teletrabajo (Ley de Trabajo a Distancia)

La Ley de Trabajo a Distancia ratificó que el registro es igualmente obligatorio para los teletrabajadores. De hecho, es crítico para garantizar el derecho a la desconexión digital.

La empresa debe proveer un sistema que permita fichar de forma remota (normalmente mediante una app de control horario con geolocalización o registro de IP) para verificar el inicio y fin de la actividad real, asegurando que no se molesta al empleado fuera de su horario.

Tabla de Sanciones y Multas (LISOS)

El incumplimiento de estas obligaciones se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

*Nota: Las cuantías pueden variar según actualizaciones del IPC y gravedad, llegando en casos graves reiterados hasta 7.500€.

⚠️ El riesgo oculto: Las cotizaciones retroactivas Más allá de la multa directa, si la Inspección detecta que un registro defectuoso (o en Excel) ha servido para ocultar horas extras, obligará a la empresa a pagar las cotizaciones a la Seguridad Social de esas horas con carácter retroactivo (últimos 4 años) más un recargo del 20% y los intereses de demora. Esto puede suponer la quiebra técnica para una pequeña empresa.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Tengo que registrar la jornada si tengo menos de 10 empleados?

Sí. La obligación aplica a todas las empresas y autónomos con empleados a cargo, sin excepción de tamaño.

¿Pueden multarme si el empleado se olvida de fichar?

Sí, la responsabilidad final de garantizar el registro es de la empresa. Por eso es vital usar sistemas con recordatorios automáticos al móvil del empleado.

¿Es válido firmar una hoja de papel a final de mes?

Técnicamente es muy arriesgado. La Inspección suele considerar que firmar todo el mes de golpe no garantiza la veracidad diaria ("inmediatez"), y a menudo se considera una práctica fraudulenta si todas las horas de entrada/salida son idénticas.

Conclusión: Digitaliza y protégete

La ley de control horario en 2026 ya no va de rellenar papeles, va de gestión inteligente de datos. La entrada de la jornada de 37,5 horas y la exigencia de inmediatez hacen insostenible la gestión manual.

Proteger a tu empresa es sencillo y económico. Cumple con la ley, gestiona las pausas y adáptate a las 37,5h automáticamente.

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