¿Es legal llevar el registro de jornada en Excel en 2025? La verdad sobre la normativa
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Si gestionas una empresa, es muy probable que tu primera opción para cumplir con la ley fuera buscar en Google una plantilla de horario en Excel o un modelo en PDF. Es normal: es gratis, es familiar y parece suficiente.
Sin embargo, la normativa laboral en España ha evolucionado drásticamente desde 2019. Lo que antes era "aceptable", en 2025 se ha convertido en una trampa peligrosa para las Pymes.
La pregunta que nos hacen cientos de directivos es: ¿Es realmente legal llevar el registro de jornada laboral en Excel hoy en día?
La respuesta corta es: Técnicamente no está prohibido por nombre, pero es prácticamente imposible cumplir los requisitos de la Inspección de Trabajo usando una hoja de cálculo.
En este artículo analizamos por qué el uso de Excel te expone a sanciones graves y qué dice la normativa de registro horario obligatorio para este año.
El problema del Excel: La "Invariabilidad" de los datos
Para entender por qué una hoja de Excel para el control horario es peligrosa, hay que ir a la raíz de la Ley. El Estatuto de los Trabajadores y las últimas guías de la Inspección exigen que el sistema de registro garantice la fidelidad y la invariabilidad de los datos.
Aquí es donde Excel falla estrepitosamente.
Una hoja de cálculo (o un registro de jornada en papel) es, por definición, manipulable.
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Cualquiera puede entrar y cambiar una hora de entrada tres días después.
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No queda rastro de quién hizo el cambio ni cuándo (falta de trazabilidad).
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No garantiza que el registro se hizo en el momento real (el famoso "rellenar todo el mes el último día").
La Inspección de Trabajo ya ha empezado a sancionar a empresas no por no tener registro, sino por tener un registro no fiable. Si el inspector sospecha que el Excel ha sido manipulado y tú no puedes demostrar técnicamente lo contrario (traza de auditoría), la multa está asegurada.
3 Razones por las que el Excel no pasará una Inspección en 2025
Si estás utilizando una plantilla de control horario en Excel gratis descargada de internet, debes saber que incumples tres pilares fundamentales de la seguridad jurídica actual:
1. Falta de Trazabilidad (El talón de Aquiles)
Un software de control horario profesional registra la "huella digital" de cada acción: Usuario X fichó a las 09:00 desde la IP Y. En Excel, una celda modificada es invisible. Si un empleado reclama horas extras no pagadas y tu única prueba es un Excel modificable, el juez fallará a favor del trabajador casi el 100% de las veces.
2. Vulnerabilidad en la Protección de Datos
El registro horario contiene datos personales. Tener un archivo Excel llamado registro-jornada-2025.xlsx circulando por correos electrónicos o carpetas compartidas sin encriptar es una violación directa del RGPD.
3. La obligación del Acceso Remoto Inmediato
Las novedades normativas para 2025/2026 apuntan a que la Inspección debe poder acceder a los registros de forma remota e inmediata. Tener que buscar, imprimir o enviar un Excel por correo ya no se considera "acceso inmediato". La Administración busca conectarse vía API o acceder a un portal en la nube, algo que una plantilla de registro de jornada en PDF o Excel no permite.
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Las Multas: ¿Cuánto cuesta seguir usando Excel?
El incumplimiento de la normativa de registro de jornada se considera una infracción grave. Según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), las multas por registro de jornada inadecuado han aumentado.
Ya no hablamos de sanciones simbólicas. Si un inspector determina que tu Excel no garantiza la veracidad de las horas trabajadas (especialmente horas extras no declaradas), te enfrentas a:
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Multas desde 751 € hasta 7.500 € por centro de trabajo.
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El pago retroactivo de las cuotas a la Seguridad Social de las horas extras no computadas (con un recargo del 20%).
¿Vale la pena el riesgo por ahorrarte el coste de un sistema de fichaje profesional, que a menudo cuesta menos que un café al mes por empleado?
La Solución: Digitalización y Software de Control Horario
La era del papel y las hojas de cálculo ha terminado. No solo por la ley, sino por eficiencia. La tendencia en 2025 es clara hacia el uso de un software de registro de jornada en la nube.
Estas herramientas ofrecen lo que Excel no puede:
- Inmutabilidad: Los registros se guardan en servidores seguros y cualquier modificación queda registrada (log de cambios).
- Automatización: Adiós a perseguir empleados para que firmen la hoja a fin de mes.
- Versatilidad: Permiten el fichaje desde app de control horario, ordenador o quiosco, ideal para el teletrabajo y empleados en movilidad.
Conclusión: ¿Es hora de jubilar tu Excel?
Si tienes trabajadores a tiempo parcial, teletrabajadores o simplemente quieres dormir tranquilo ante una posible inspección, la respuesta es sí. El registro de jornada en Excel es un salvavidas temporal que se ha convertido en un lastre legal.
No esperes a recibir la notificación de la Inspección. Digitalizar tu control horario es el paso más barato y seguro que puedes dar este año.
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