Cómo Gestionar Vacaciones en tu PYME con un Sistema de Fichaje Digital

¿Tus empleados se van de vacaciones y no sabes cómo reflejarlo en el control horario? No registrar correctamente las ausencias puede derivar en errores legales, sanciones y confusiones internas.

El fichaje digital no solo sirve para marcar entradas y salidas. También te permite gestionar fácilmente las vacaciones, bajas y permisos, asegurando un cómputo horario legal, preciso y organizado.

¿Por Qué Registrar Vacaciones en el Fichaje Digital?

Aunque pueda parecer innecesario, dejar constancia de las vacaciones es obligatorio por ley. Estas son las razones clave:

• ✅ Cumplimiento normativo: La Inspección de Trabajo puede solicitar los registros horarios y justificaciones de ausencias durante una auditoría.

• ✅ Cómputo correcto: Solo registrando vacaciones y ausencias correctamente sabrás cuántas horas efectivas trabaja cada persona.

• ✅ Evitar conflictos: Llevar un histórico evita discusiones sobre días disfrutados o pendientes.

📌 Ejemplo real: Una empresa fue sancionada por no justificar correctamente las ausencias de dos empleados durante el verano. Aunque tenían emails, no estaban reflejados en el sistema de fichaje.

¿Cómo Debe Reflejarse una Vacación o Ausencia en el Sistema?

Tu software de control horario debe distinguir claramente entre:

• Tiempo de trabajo efectivo: Horas fichadas donde el trabajador está activo.

• Ausencias justificadas: Vacaciones, bajas médicas, permisos. Aunque no se trabajen, deben quedar registradas.

No es suficiente con que un trabajador no fiche: su ausencia debe estar marcada explícitamente como tal.

Aquí puedes ver cómo se visualizan las ausencias en el "Reporte semanal" de Tidora:

Las 3 Ventajas de Usar un Fichaje Digital para Gestionar Ausencias

Un sistema moderno y digitalizado te facilita la vida. Estas son sus funciones clave:

1. Centralización de Datos

• Solicitudes, aprobaciones y calendarios de ausencias están en un único panel.

• Visión global para managers: evita solapamientos y mejora la planificación.

2. Solicitud y Aprobación automática

• El empleado solicita vacaciones desde la web o app.

• El responsable aprueba o deniega con un clic, dejando registro de todo.

3. Informes para Auditoría

• Informes listos para descargar en PDF, CSV o Excel con detalle de días trabajados y ausencias.

• Útiles ante Inspección de Trabajo o auditorías internas.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Es obligatorio registrar las vacaciones en el fichaje?

Sí. Aunque no sean horas trabajadas, deben reflejarse como “ausencia justificada”. Es un requisito legal.

¿Puede mi software de fichaje gestionar solicitudes de vacaciones?

Si el sistema es moderno, sí. De hecho, es una de las funcionalidades más valoradas por managers y empleados.

Conclusión: La Gestión de Vacaciones Ya No Tiene Por Qué Ser un Dolor de Cabeza

Con un buen sistema de fichaje digital, puedes dejar atrás el caos de los Excel, los correos sin control y los errores de planificación. Automatiza, controla y simplifica todo el proceso, cumpliendo la ley y mejorando la organización interna.

🎯 ¿Quieres ver cómo hacerlo en la práctica? Accede a Tidora y empieza a gestionar fichajes y ausencias con nuestro sistema.